商業物業管理數碼化 大幅提升收租效率

現今營商環境競爭激烈，企業為保持競爭優勢，數碼轉型勢在必行，而物業管理行業亦不例外。商業物業如寫字樓、工業大廈和商舖的租務管理事宜覆蓋範圍廣泛，包括租金收取、發出帳單、收據和月結單、保養維修、租約續簽、甄選租客、租客關係管理、文件管理及財務報告等等；此外亦需要確保轄下商用單位符合有關法律條例和規定。

傳統和現代化商業物業管理

傳統的商業物業管理依賴人手，商業租務流程本屬繁瑣，需要耗費一定的人力和時間處理，「簡單」如每月收取租金，其實當中涉及多個步驟，包括人手發出租金帳單、對數、輸入數據、發出月結單和準備財務報告等。當同時管理大量商業物業時，租務行政工作的複雜性也會隨之大增，不僅會提高行政成本，更容易出現人為失誤。

另外，傳統商業物業管理模式中所使用的獨立系統通常缺乏整合，形成「數據孤島」(Data Silos)，即在一間公司內的不同系統和部門之間的數據無法有效同享和整合。數據是企業重要且最具價值的資產之一，在決策過程中扮演關鍵的角色。然而當企業內部出現數據孤島的情況，不但無法將其收集到的數據價值最大化，更會影響企業營運效率和決策能力。

現代化的商業物業管理旨在將租務流程數碼化，即運用房地產科技 (PropTech) 如租務管理系統，簡化和自動化物業管理行政工作，相對於傳統商業物業管理模式，長遠而言有助減低營運成本和提升生產力。

在網絡攻擊屢創新高的營商環境下，對於將營運流程數碼化，業主、物業管理公司或房地產企業免不了擔心網絡風險和數據保安問題。其實，由經驗豐富且信譽良好的軟件公司開發的租務管理系統會設有嚴密的資訊保安措施，以保障公司系統和數據資料庫免受資料安全威脅。

以下為現代化商業物業管理模式可以為業主、物業管理公司或房地產企業帶來的好處︰

1.電子化租金收取

物業管理系統支援多種電子支付方式，包括流動支付、自動轉帳或其他付款方式，方便租戶繳付租金。系統更可以自動向租戶發送繳付租金和逾期提醒，確保收租準時。

2.自動發出電子帳單及月結單

在收取租金後，系統會自動向租戶發出電子收據和月結單，讓租戶可以隨時隨地查閱。電子帳單可減少紙張浪費，降低營運成本，更有助企業達成減碳目標。

3.實時更新物業最新資訊和狀況

物業管理系統可以記錄物業資料狀態、租約條款、保養維修進度、租賃關鍵日期 (合約生效日期、續約日期、租金調整、免租期) 和款項往來等，所有物業的資料紀錄一目了然，讓業主或物業經理輕鬆搜索、檢視和追蹤物業資料及實時狀況。

4.自動生成財務報告

物業管理系統可以自動生成詳盡的財務報告和報表，例如資產負債表及損益表、租金收入以及應收帳款或應付帳款報告。此外系統亦可確保物業財務報告符合會計準則，例如IFRS 16 及 FASB ASC 842 。

5.集中數據並進行物業分析及預測

物業管理系統收集、統一並整合物業數據，並提供物業和市場數據分析，包括租金預測、預算、佔用率、續約率、回復率及轉化率等，協助企業制訂規劃更佳的商業策略。

慎選租務管理系統市面上的租務管理軟件五花八門，業主或物業管理公司在選擇租務管理系統前，必須先審視物業類型組合和自身業務需求。購入系統時除了考慮租務管理功能外，亦應評估該系統能否與現有系統整合 (如會計系統)、保安措施是否足以抵禦網絡威脅、介面設計是否清晰易用以及是否具可擴展性 (scalability)，即靈活增加或修改容量和功能而不影響現有系統運作。

數碼轉型可以優化入職體驗，有助吸引及挽留優秀人才。而選用優質的租務管理系統能簡化和自動化繁複的租賃流程，讓物業管理人員減少投放在處理日常行政工作上的時間，轉而專注在業務推廣和拓展等方面，有助提升營運效率、投資回報率 (ROI) 和企業競爭力。